Formularz zgłoszenia o wpis do rejestru należy złożyć osobiście w Departamencie Komunikacji Kablowej bądź za pośrednictwem poczty. W chwili złożenia lub wpływu zgłoszenia nadawany jest mu kolejny numer z danego roku wraz z datą jego złożenia (wpłynięcia). Następnie zgłoszenie podlega dokładnemu sprawdzeniu, czy jest prawidłowo wypełnione (tzn. czy zawiera informacje, zgodnie z art. 44 ust. 3 i 3a ustawy o radiofonii i telewizji oraz rozporządzeniem Krajowej Rady Radiofonii i Telewizji z dnia 17 sierpnia 2004 r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu prowadzenia rejestru programów w sieciach kablowych oraz wzoru rejestru i wzoru zgłoszenia o wpis do rejestru, dotyczące wnioskodawcy i jego siedziby lub miejsca zamieszkania, czy określa programy przewidziane do rozprowadzania i ich nadawców, czy określa obszar, na którym program ma być rozprowadzany) i czy zawiera wymagane załączniki (np. kopia wpisu do rejestru przedsiębiorców telekomunikacyjnych), umowy itd.
Jeżeli zgłoszenie jest poprawnie wypełnione i zawiera niezbędne załączniki, podlega dalszej procedurze rejestracyjnej. Wszystkie programy zgłoszone do rejestracji wpisywane są do bazy danych wraz z wcześniej nadanym numerem i datą wpływu zgłoszenia. Jeżeli nastąpiły jakieś zmiany od czasu składania poprzednich zgłoszeń np. uległa zmianie liczba abonentów w danej sieci kablowej, zmiany adresu, zmiana nazwy programu i operator nas o tym poinformował, to na bieżąco dokonywane są zmiany w bazie danych i w rejestrze w drodze postanowienia.
Następnie przygotowywane są zawiadomienia dla operatorów zgłaszających programy do rejestru, w których podana jest liczba programów podlegających rejestracji, liczba abonentów podłączonych w sieci kablowej (w przypadku kilku sieci kablowych należących do jednego operatora liczba abonentów jest sumowana) oraz kwota, jaką ma zapłacić operator za wpis programów do rejestru wraz z terminem dokonania płatności. Każde zawiadomienie posiada swój numer i potwierdza wstępne pozytywne rozpatrzenie zgłoszenia danego operatora. Tak przygotowane zawiadomienia przekazywane są wraz z pismem przewodnim do Przewodniczącego KRRiT z prośbą o akceptację i podpisanie w/w zawiadomień. Następnie przygotowywane są trzy kopie zawiadomień. Pierwsza wpinana jest do zgłoszenia, druga do specjalnego segregatora zawierającego wszystkie zawiadomienia ułożone chronologicznie i zgodnie z numeracją kolejnych zawiadomień, a trzecia jest przekazywana do Departamentu Finansowego. Wraz z kopiami zawiadomień przekazywanych do Dep. Finansowego, dołączany jest wykaz w/w zawiadomień, przy których w w/w departamencie nanoszone są potwierdzenia (data zapłaty) dokonanych przez operatorów opłat za wpis programów do rejestru. Dopiero po otrzymaniu potwierdzeń zapłaty wystawiane są postanowienia o wpisie programów do rejestru. Oryginały zawiadomień wysyłane są pocztą do operatorów za potwierdzeniem odbioru.
W następnej kolejności przygotowywane są postanowienia o wpisie programów do rejestru Przewodniczącego KRRiT. Każde postanowienie określane jest przez kolejny numer w danym roku i jest związane z konkretnym zawiadomieniem. Postanowienie zawiera dane operatora, konkretnie wymienione z nazwy programy objęte rejestracją, nazwy i adresy nadawców tych programów, sieci kablowe, w których są zarejestrowane programy oraz opłatę, jaką uiścił operator za rejestrację programów wraz z terminem ważności postanowienia. Przygotowane postanowienia są przesyłane do podpisu do Przewodniczącej KRRiT wraz z pismem przewodnim. Podpisane postanowienia wracają do Departamentu Komunikacji Kablowej, gdzie robione są dwie kopie. Pierwsza wpinana jest do zgłoszenia operatora, a druga do specjalnego segregatora zawierającego chronologicznie ułożony zestaw wszystkich wydanych dotąd postanowień. Oryginał jest wysyłany do operatora za potwierdzeniem odbioru. Jeżeli jest to pierwsze zgłoszenie o wpis do rejestru złożone przez danego operatora, to w chwili przygotowywania postanowienia zakłada się temu operatorowi księgę rejestracyjną. Od tej chwili wszystkie jego dokumenty wpinane są, właśnie do takiej księgi i archiwizowane. Każdy operator posiada własną księgę rejestracyjną. Po wydaniu postanowienia drukowane są kolejne karty w/w księgi rejestracyjnej. Wszystkie potwierdzenia odbioru zawiadomień czy postanowień są archiwizowane.
Jeżeli natomiast zgłoszenie złożone przez operatora jest niekompletne lub źle wypełnione, to zostaje on wezwany przez Przewodniczącego KRRiT lub na mocy udzielonego przez Przewodniczącego KRRiT pełnomocnictwa przez Dyrektora Departamentu Komunikacji Kablowej o uzupełnienie zgłoszenia w terminie 7 dni od daty otrzymania wezwania.
Podpisane wezwania wracają do Departamentu Komunikacji Kablowej, gdzie robiona jest kopia i wpinana do zgłoszenia operatora. Oryginały wysyłane są do operatorów za potwierdzeniem odbioru wraz z pouczeniem, że mają siedem dni na uzupełnienie braków w zgłoszeniu od daty otrzymania wezwania. Jeżeli w tym terminie braki zostaną uzupełnione, wystawiane jest zawiadomienie i w dalszej kolejności postanowienie, zgodnie z procedurą opisaną wyżej.
Jeżeli operator nie uzupełni braków w zgłoszeniu w oznaczonym terminie, to zostaje przygotowywany powiadomienie o pozostawieniu zgłoszenia bez rozpoznania, zgodnie z art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.). Powiadomienie (wzór zaakceptowany przez Dyrektora Departamentu Prawnego pod względem formalno-prawnym) jest przekazywane w dwóch egzemplarzach do Przewodniczącego KRRiT do podpisu. Podpisane powiadomienie wysyłane jest do operatora za potwierdzeniem odbioru. Drugi egzemplarz powiadomienia zostaje załączony do dokumentów operatora w Krajowej Radzie Radiofonii i Telewizji. Wracające potwierdzenia odbioru powiadomień dołączane są do konkretnych powiadomień i archiwizowane. W powiadomieniu operator zostaje pouczony, że zgodnie z art. 3 § 2 pkt 4 w zw. z art. 53 § 2 i art. 54 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 roku – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz.U. Nr 153, poz.1270, z późn. zm.) na pozostawienie wniosku bez rozpoznania przysługiwać będzie prawo wniesienia skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego za pośrednictwem Przewodniczącego KRRiT - po uprzednim wezwaniu na piśmie organu - w terminie czternastu dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania - do usunięcia naruszenia prawa. Skargę wnosi się w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzieli odpowiedzi na to wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia wezwania o usunięcie naruszenia prawa.
Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy o radiofonii i telewizji mogą być również wydane decyzje odmawiające dokonania rejestracji rozprowadzania programu oraz zgodnie z art. 45 ust. 2 decyzje zakazujące rozprowadzania programów.
W przypadku tych decyzji, muszą one zostać poprzedzone przygotowaniem uchwał, które po akceptacji Departamentu Prawnego przedstawiane są na posiedzeniu KRRiT. Po podjęciu uchwały przez Radę i podpisaniu jej przez Przewodniczącego KRRiT przygotowywane są decyzje odmawiające lub zakazujące rozprowadzania programów. Projekty decyzji od strony merytorycznej przygotowywane są przez Departament Komunikacji Kablowej, następnie akceptowane przez Departament Prawny pod względem formalno-prawnym. Jednak w przypadku wydania zakazu, o którym wspomniano wyżej, Przewodniczący KRRiT z urzędu wykreśli wpis o rejestracji rozprowadzania programów lub programu z rejestru. Wykreślenie wpisów z urzędu nastąpi także wtedy, gdy operator sieci kablowej utraci uprawnienia do używania urządzeń nadawczych i sieci telekomunikacyjnych wykorzystywanych w celu rozprowadzania programów.